Gestión de personas
Durante 2024, el Departamento de Recursos Humanos desarrolló un importante programa de iniciativas orientadas a mejorar la gestión de diversas solicitudes para las personas y contribuir al proceso de modernización del Poder Judicial.
Personal
MODIFICACIÓN DEL SISTEMA DE PERMISOS MINISTROS DE LA CORTE SUPREMA PARA CONSTITUCIÓN DE SALAS
Se incorpora funcionalidad que permite evaluar los permisos de los Sres. Ministros de la Corte Suprema, al momento de ser solicitados, de tal forma de advertir si existe otro Ministro de la misma sala que haya solicitado el mismo día, estableciendo un esquema de lista de espera, la que correrá en caso de que el Ministro que ganó el cupo del día, se desista del permiso.
Complementariamente, en función del ausentismo registrado en el sistema, al momento de solicitar los permisos, se evalúa además, el número de ministros presenciales para la composición del pleno, que no puede ser inferior a 13 ministros.
CREACIÓN DE HOJA DE VIDA DE TRANSPARENCIA
Adicionalmente, durante el 2024, se realizó desarrollo para estandarizar una hoja de vida, de acuerdo a los antecedentes sensibles que se pueden otorgar para dar cumplimiento a la ley de transparencia.
SISTEMA ELECTRÓNICO DE NOMBRAMIENTOS
La implementación de la tramitación electrónica de las solicitudes de nombramiento busca optimizar los tiempos asociados y establecer una trazabilidad desde que se origina el nombramiento, hasta que se emite la resolución que valida dicho nombramiento y queda a firme para realizar el pago de remuneraciones correspondiente.
SISTEMA DE DESIGNACIÓN DE NOTARIOS DE REEMPLAZO
En la misma línea anterior, en el marco del Acta N° 129 de la Corte Suprema de fecha 24 de junio del 2024, se implementó a nivel nacional un sistema informático de registro de las designaciones de notarios suplentes e interinos quedando automáticamente registrado en la hoja de vida del Notario titular y en la del reemplazante, lo que posibilita la trazabilidad de la información y bases de datos con un mayor estándar de confianza y actualización oportuna.
Reclutamiento y Selección
Durante el año 2024, esta área alcanzó diversos logros y avances relevantes:
Las fases evaluativas de los concursos gestionados por el área de Reclutamiento y Selección continuaron realizándose de manera telemática, facilitando así una mayor participación de las personas postulantes, reduciendo las distancias geográficas y optimizando los tiempos del proceso.
Entre el 1 de enero y el 13 de diciembre de 2024 se llevó a cabo un total de 2.022 concursos publicados, cifra que incluye tanto concursos para proveer cargos titulares y a contrata, como también cuatro procesos de habilitación de personal transitorio.
Es importante señalar que este total contempla 33 publicaciones referidas a jueces destinados para cubrir 45 vacantes, dentro del marco del proyecto de reforzamiento transitorio de tribunales, orientado a la tramitación de causas acumuladas producto de la pandemia.
Durante el periodo, se recibieron 275.148 postulaciones y se efectuaron 34.335 evaluaciones de conocimiento, 13.208 de habilidades y destrezas, y 9.454 evaluaciones psicolaborales. Asimismo, se respondieron 524 solicitudes de habilitación excepcional conforme al Acta 113-2013, destinadas a abordar necesidades urgentes de personal.
También se llevaron a cabo etapas evaluativas relacionadas con la habilitación conforme al Acta 130-2023, “Auto acordado que fija el protocolo para el nombramiento transitorio de jueces, secretarios y relatores de cortes de apelaciones en calidad de suplentes e interinos”.
El total de postulantes admisibles debió superar diversas evaluaciones, tales como exámenes de conocimientos generales y específicos por materia, evaluación psicolaboral, curso e-learning impartido por la Academia Judicial y pasantías en tribunales de primera instancia. Actualmente, este proceso se encuentra en su fase final.
Respecto a la difusión, y en línea con el objetivo de visibilizar las necesidades de contratación y fomentar la postulación de nuevas personas interesadas, se participó activamente en ferias laborales y charlas informativas, además de potenciar la utilización de portales externos.
INCLUSIÓN
Considerando la Ley N° 20.422 sobre Igualdad de Oportunidades e Inclusión Social de Personas con Discapacidad, se mantiene en funcionamiento la Unidad de Enlace, dedicada a apoyar la incorporación de funcionarios que presenten alguna discapacidad, al fin facilitar su integración a la institución.
Desarrollo Organizacional
En esta área se concretaron los siguientes logros y avances durante el año 2024:
CAPACITACIÓN
Durante el año 2024, de un universo de más 13.000 funcionarios hubo un total de 11.110 inscripciones en distintas actividades de capacitación on-line y presencial.
De los datos anteriores, se realizaron 111 actividades de capacitación en la plataforma de Estudios Virtuales, modalidad E-learning, sincrónicos y asincrónicos, con 10.542 participantes de todas las jurisdicciones del país, equivalentes a 257.604 horas de capacitación. En modalidad presencial se efectuó un curso de capacitación dirigido a 10 participantes de la institución, equivalente a 80 horas.
Por otra parte, se mantiene el uso del sitio apoyando los procesos de reclutamiento y selección, otorgando acceso a usuarios del Programa de Habilitados a fin de que estas personas puedan adquirir conocimientos propios de la institución antes de su ingreso o relación contractual.
Respecto a las Cortes de Apelaciones del país, se realizó un estudio de “Medición de brechas de capacitación” por los departamentos de Recursos Humanos y de Desarrollo Institucional de la Corporación Administrativa del Poder Judicial en el 2020, el cual consistió en el levantamiento de información y definición de propuestas de estructura organizacional, junto con la validación y construcción de la metodología de evaluación de competencias profesionales, arrojando resultados de brechas de competencias y según del Acta N° 870 del 2023 del Consejo Superior de la Corporación Administrativa, durante el 2024 se disponibilizó en la plataforma de Estudios Virtuales un Formulario de Inscripción para que los funcionarios y funcionarias de las Cortes de Apelaciones seleccionaran una actividad de capacitación para realizar durante el periodo 2024. La Sección de Capacitación del Departamento de Recursos Humanos coordinó lo necesario para la realización de dichas actividades.
Se dictó un total de 5 cursos a través de la plataforma e-elearning de Estudios Virtuales, en modalidad on line, con clases sincrónicas una vez por semana, con una duración de un mes aproximadamente. De un universo de 496 funcionarios y funcionarias de las Cortes de Apelaciones del país, excepto la Corte de Apelaciones de Santiago la cual no fue considerada para el estudio de Medición de brechas de capacitación. Se capacitaron 172 personas (34,67%) durante el periodo 2024.
CONVENIO CORPORACIÓN ADMINISTRATIVA DEL PODER JUDICIAL Y ACADEMIA JUDICIAL
En virtud del Convenio de colaboración de la Corporación Administrativa y la Academia Judicial, cuyo objetivo es fomentar el diseño conjunto de capacitación, priorizando la programación de actividades y la oferta en función de lineamientos estratégicos, la Academia Judicial incorpora en su oferta de perfeccionamiento aquellas capacitaciones de la Plataforma de Estudios Virtuales desarrolladas por la Corporación Administrativa.
Durante el año 2024, las acciones de perfeccionamiento estuvieron orientadas a 7 cursos, los cuales contaron con actividades tutorizadas sincrónicas.
CONVENIOS INTERINSTITUCIONALES
Actualmente la Corporación Administrativa mantiene convenios de colaboración en materias de capacitación con el Tribunal Constitucional, Defensoría Penal Pública y la Corte de Justicia de San Juan, Argentina. A través de la plataforma e-learning de Estudios Virtuales se capacitó un total de 24 participantes en 16 cursos, equivalente a 580 horas.
BECAS DE PERFECCIONAMIENTO
Para el período 2024, se realizaron dos concursos de Becas de Perfeccionamiento en los meses de enero y julio, otorgando en total 113 Becas para estudios de postgrados por un monto de MM$122. Esto permite que quienes deseen perfeccionar sus conocimientos y habilidades en sus respectivas áreas de trabajo puedan hacerlo con ayuda de la organización, y a su vez por medio de la socialización de conocimientos, puedan compartir con el resto de los funcionarios de la institución a través de charlas o presentando sus trabajos académicos finales en la Plataforma de Estudios Virtuales.
GESTIÓN DE CLIMA LABORAL DEL PODER JUDICIAL 2024
En 2024 se realizaron diagnósticos organizacionales en 15 unidades laborales del país, pertenecientes a 8 jurisdicciones, incluyendo tribunales, centros y cortes, con cerca de 300 encuestados y más de 250 entrevistados.
Junto con lo anterior, se realizaron 6 devoluciones de diagnóstico organizacional y un seguimiento diagnóstico, para un total de 200 participantes, donde se efectuó la presentación de resultados del diagnóstico organizacional, elaboración de plan de acción, taller de planificación y taller de mejora. En específico, se desarrolló un taller de autocuidado y otro de trabajo colaborativo y resolución de conflictos, para el Juzgado de Letras y Familia de Río Negro.
Durante el 2024 se implementaron 18 procesos de coaching directivo a jefaturas jurídicas y administrativas de Cortes de Apelaciones, tribunales, Centros, y CAPJ en las siguientes 6 jurisdicciones del País: Antofagasta, Copiapó, San Miguel, Santiago, Concepción y Coyhaique.
Durante el 2024 se implementaron 9 procesos de coaching grupal a grupos compuestos por jefaturas y sus reportes directos, así como a equipos directivos dentro de una misma unidad laboral (team building). En estos procesos participaron 59 personas en total, de las siguientes 5 Jurisdicciones del País: La Serena, Santiago, Rancagua, Concepción y Coyhaique.
PROGRAMA DE CONTENCIÓN EMOCIONAL - DEBRIEFING
La Asociación Nacional de Consejeros Técnicos y la Asociación Nacional de Magistradas y Magistrados de Chile, solicitaron entregar apoyo a consejeros técnicos y juezas y jueces, en su mayoría provenientes de tribunales de familia, así como también de garantía y juicio oral en lo penal del país, acreditados/as ante el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, para realizar entrevistas a menores de edad, víctimas de vulneración de derechos y delitos graves; función que vienen desarrollando desde la entrada en vigencia de la Ley N° 21.057 y que por su naturaleza compleja y delicada, hace que la labor contenga una carga emocional difícil de sobrellevar.
En base a esa necesidad, se elaboró una estrategia de intervención que permite ofrecer una instancia para mitigar los efectos de exponerse constantemente ante situaciones laborales que los obligan a contener sus emociones o que les generan estrés emocional.
De esta forma, el año 2024, el Subdepartamento de Desarrollo Organizacional, dispuso la realización de un Programa de contención emocional laboral (Debriefing) para jueces y consejeros técnicos de tribunales. Este programa se llevó a cabo en base a lo siguiente:
El universo de participantes considerados constó de 919 personas.
INTERVENCIONES EN CRISIS
Atendiendo distintas necesidades y conflictos de los tribunales y /o departamentos de la CAPJ se realizaron Intervenciones en Crisis en determinadas unidades judiciales que así lo requirieron. En detalle, este tipo de actividades consisten en atenciones psicológicas de urgencia y temporales que se aplica en situaciones de crisis, para ayudar a un equipo de forma grupal e individual a fin de favorecer el restablecimiento del buen clima y el desempeño laboral. Estos programas de apoyo especial se realizaron en las siguientes unidades laborales:
- Juzgado de Letras Cochrane
- Juzgado de Letras del Trabajo de San Miguel
- Juzgado de Familia de Peñaflor
- Juzgado de Letras de La Calera
- Subdepartamento de Cuentas Corrientes – Corporación Administrativa
- Juzgado de Familia de Casablanca
GESTIÓN DE AUSENTISMO
En el proyecto de acompañamiento de licencias médicas, durante este año se realizó un total de 179 visitas domiciliarias, de las cuales 96 correspondieron a casos con enfermedad corroborada, 27 a casos con reposos dudosos y 34 a personas que incumplieron con el reposo, mientras que en 22 casos la visita domiciliaria no pudo concretarse por falta de información en la dirección de reposo, o bien por problemas de acceso a las viviendas. En cuanto a los contactos telefónicos, se realizaron 86, de los cuales 51 respondieron y recibieron orientación sobre las medidas a seguir, no solo en relación con su licencia médica, sino también respecto a otros aspectos relacionados con Recursos Humanos.
Se llevaron a cabo reuniones bimensuales para hacer un seguimiento de los casos más relevantes y tomar decisiones encaminadas a mejorar la gestión del ausentismo. Una de las acciones acordadas en estas mesas fue solicitar a la Contraloría General de la República una reinterpretación de la norma que define los días a considerar para la contabilización de los 180 días de licencia médica.
En el ámbito estadístico, se realizó una actualización mensual de las licencias médicas y los días de reposo, teniendo en cuenta factores institucionales como la estructura orgánica, grado y cargo de los trabajadores.
Además, se elaboraron informes de ausentismo por unidad laboral, en respuesta a solicitudes específicas
del área, alcanzando un total de 13 estudios. Es relevante mencionar que se promovió el uso del software de ausentismo, lo que permitió la descarga automática de la información.
Dado que las jurisdicciones más alejadas del nivel central no han podido ser visitadas de manera continua, se propuso un plan piloto para realizar las visitas domiciliarias a través de las Administraciones Zonales. Este plan contempla que personal previamente capacitado en el nivel central, y perteneciente al área de Recursos Humanos, se encargue de llevar a cabo las visitas. Las jurisdicciones de Punta Arenas, Puerto Montt, Coyhaique, Talca y Copiapó se sumaron a este proyecto. A estas zonas se les presentó el plan en los Plenos de las Cortes de Apelaciones o en los Consejos de Coordinación Zonal, y el personal recibió capacitación sobre la correcta realización de las visitas, algunas de las cuales ya se han efectuado. Actualmente, se están enviando listas sugeridas de visitas.
Por último, se han establecido vínculos con el COMPIN Nacional, con quien se han sostenido reuniones periódicas para revisar casos complejos relacionados con el uso de licencias médicas y el cumplimiento de los 180 días de reposo. Entre las acciones más destacadas, se realizó una capacitación sobre buenas prácticas en la gestión del ausentismo dirigida al área de Redes Asistenciales de la COMPIN, con el fin de que puedan desarrollar su propio plan de trabajo.
Es importante destacar que el indicador de ausentismo a nivel nacional es de un 5%, lo que se considera un excelente desempeño y uno de los mejores índices a nivel nacional entre las instituciones públicas.
CULTURA ORGANIZACIONAL
Durante 2024 continuó el trabajo respecto de una profundización de los resultados del primer estudio de cultura organizacional para el Poder Judicial, con un enfoque en un mayor entendimiento y prevención de la discriminación, acoso laboral, acoso sexual y género. Para ello se trabajó en conjunto con una consultora especialista, de modo de comprender como dichos conceptos han evolucionado al interior de la institución. Se realizaron en una primera etapa cualitativa 57 entrevistas en profundidad y luego cerca de 27 grupos focales en las distintas jurisdicciones del país, en los que participaron 135 personas, de todos los estamentos y asociaciones gremiales. Finalmente, con los resultados de la parte cualitativa se realizó una encuesta censal, en la que participaron 482 personas de la CAPJ y 4.016 del Poder Judicial.
Desarrollo Organizacional
Para dar cumplimiento a lo instruido en el Inciso 2°, Art. 498 del Código Orgánico de Tribunales, la Corporación Administrativa del Poder Judicial a través del Departamento de Recursos Humanos, específicamente un equipo de Analistas del área de Desarrollo Organizacional, en noviembre de 2023 inició la elaboración de una propuesta preliminar de estructura y descriptores de cargos para la Corte de Apelaciones de Santiago, la que si bien comparte elementos comunes de estructura con el resto de las Cortes, cuenta con unidades y cargos únicos, propios de esta Corte, tales como las Secretarías, Unidad de Cuenta, Unidad de Cuenta Protecciones, Unidad de Protecciones, Unidad de Tabla. Dicha propuesta se elaboró a partir del manual de descriptores de cargos de la Corte de Apelaciones de Santiago que fue compartido por el Administrador, así como también de las estructuras y descriptores de cargos aprobados por el Consejo Superior para las demás Cortes de Apelaciones del país.
Durante el 2024, se realizaron reuniones con el Administrador y cada Jefatura de la Corte, para revisar las estructuras, actualizar cargos y nombres de cargos; luego se elaboraron los respectivos descriptores, se enviaron a cada jefatura para su revisión y posteriormente se realizaron mesas de validación con los ocupantes de los cargos, a través de extensas jornadas de trabajo en conjunto. Se revisaron en total 16 unidades y 94 cargos.
Para mayor comprensión, se presentan las etapas del levantamiento y validación de estructura y descriptores de cargos, y las Unidades de la Corte de Apelaciones de Santiago:
- Reunión individual con Administrador / cada jefatura de unidad para revisión de estructura y validación de cargos.
- Elaboración 1° versión manuales y envío a Jefatura para revisión.
- Ajustes a manuales y coordinación de mesa de validación.
- Mesa de validación de descriptores de cargos.
- Elaboración 2° versión manuales y envío a jefatura para revisión final.
- Consolidación de observaciones y elaboración de la 3° versión y final de los manuales.
- Presentación al Consejo Superior por artículo 498, para su validación y posterior publicación.
Junto con lo anterior, continuando con el trabajo realizado en 2023, se siguió con la labor de actualización de los centros de apoyo, actualizándose la estructura y descriptores de cargo del Centro de Apoyo a los Tribunales Civiles a inicios de 2024.
Acoso sexual y género
Como soporte a la labor de la Secretaría de Género y No Discriminación de la Corte Suprema, el área de Desarrollo Organizacional ha efectuado diversos apoyos a los instructores en casos de denuncia de acoso sexual y se ha realizado activamente una labor de contención emocional a las personas denunciantes. Se apoyaron cerca de 50 denuncias de acoso laboral y/o sexual durante 2024, incluyendo asesorías al fiscal, procesos de toma de declaración y contenciones emocionales a denunciantes, así como talleres orientados a la reparación del ambiente laboral de la unidad. Junto a ello, también se realizaron procesos de mentoría a personas denunciadas que fueron sancionadas.
Se contó también con apoyo externo en base a un convenio con la Fundación Templanza, que permitió trabajar diversos procesos, incluyendo programas de reparación y de orientación, mediante atenciones psicológicas y psiquiátricas a personas que se comprobó fueron víctimas de algún tipo de acoso.